Politique de confidentialité

HexaWeb Studio SAS, société opérant dans le domaine du web, accorde une importance particulière à la protection de vos données personnelles et au respect de votre vie privée. La présente politique de confidentialité a pour objet de vous informer, conformément au Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 (« RGPD ») et à la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée dite « Informatique et Libertés », des conditions dans lesquelles HexaWeb Studio SAS collecte, utilise, conserve, partage et protège vos données personnelles.

Responsable du traitement : HexaWeb Studio SAS
Adresse : 12 Rue des Jardins, 75017 Paris, France
E-mail : [email protected]
Téléphone : +33 1 47 64 28 59

1. Introduction et informations sur l’entreprise

La présente politique s’applique à l’ensemble des traitements de données personnelles effectués par HexaWeb Studio SAS dans le cadre de son activité de services web, notamment la conception, le développement, la maintenance, l’hébergement, le conseil digital, la gestion de projets web, la communication en ligne, ainsi que les échanges commerciaux et relationnels avec les prospects, clients, partenaires et visiteurs de nos supports numériques.

Dans le cadre de ces activités, HexaWeb Studio SAS agit en qualité de responsable du traitement pour les données qu’elle collecte et traite pour ses propres besoins. Lorsque certains traitements sont réalisés pour le compte de clients, le rôle de chaque partie peut être défini contractuellement.

2. Collecte et traitement des données

Nous pouvons collecter différentes catégories de données personnelles, directement auprès de vous ou via nos outils et partenaires, notamment :

• Données d’identification : nom, prénom, société, fonction, adresse e-mail, numéro de téléphone, adresse postale.
• Données professionnelles : entreprise, secteur d’activité, besoins exprimés, contenu des demandes, échanges commerciaux.
• Données techniques : adresse IP, identifiants de connexion, type de navigateur, système d’exploitation, journaux techniques, données de navigation.
• Données liées aux projets : cahiers des charges, contenus fournis, accès nécessaires, paramètres techniques, éléments de suivi de projet.
• Données de facturation et de paiement : informations nécessaires à l’émission des factures, à la gestion administrative et comptable.

Les données sont collectées notamment lorsque vous :

• visitez notre site ou nos plateformes;
• remplissez un formulaire de contact ou de demande de devis;
• nous contactez par e-mail, téléphone ou tout autre moyen;
• concluez ou exécutez un contrat avec HexaWeb Studio SAS;
• interagissez avec nos outils de suivi, de support ou de gestion de projet.

Nous veillons à ne collecter que des données adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire au regard des finalités poursuivies.

3. Finalités du traitement des données

Les données personnelles collectées par HexaWeb Studio SAS sont traitées pour les finalités suivantes :

• répondre aux demandes de contact, d’information ou de devis;
• gérer la relation commerciale et contractuelle;
• assurer la réalisation, le suivi et l’amélioration de nos prestations web;
• gérer la facturation, la comptabilité et les obligations administratives;
• assurer le support technique et la maintenance;
• prévenir la fraude, sécuriser nos systèmes et assurer la continuité de service;
• respecter nos obligations légales et réglementaires;
• analyser l’usage de nos services afin d’améliorer nos offres, contenus et performances;
• mener, lorsque cela est autorisé, des actions de prospection commerciale et de communication.

4. Base légale du traitement

Les traitements mis en œuvre par HexaWeb Studio SAS reposent, selon les cas, sur l’une des bases légales suivantes :

• Exécution d’un contrat ou de mesures précontractuelles prises à votre demande;
• Respect d’une obligation légale, notamment en matière comptable, fiscale ou de conservation de certains documents;
• Intérêt légitime de HexaWeb Studio SAS, par exemple pour assurer la sécurité des systèmes, améliorer les services, répondre aux demandes entrantes ou développer son activité, sous réserve de vos droits et libertés;
• Consentement, lorsque celui-ci est requis, notamment pour certaines communications commerciales ou l’utilisation de certains cookies et traceurs non essentiels.

5. Partage des données et tiers

Les données personnelles peuvent être accessibles, dans la limite de leurs attributions et du besoin d’en connaître, aux catégories de destinataires suivantes :

• les collaborateurs autorisés de HexaWeb Studio SAS;
• les prestataires techniques, d’hébergement, de maintenance, de messagerie, d’outils collaboratifs et de gestion de projet;
• les prestataires de services comptables, juridiques, financiers ou administratifs;
• les autorités administratives, judiciaires ou réglementaires lorsque la loi l’exige;
• les partenaires ou sous-traitants intervenant dans le cadre de l’exécution d’un contrat ou d’un projet, sous réserve des engagements de confidentialité et de sécurité appropriés.

HexaWeb Studio SAS ne vend pas vos données personnelles.

6. Transfert des données vers des pays tiers

Dans certains cas, des données personnelles peuvent être transférées vers des pays situés en dehors de l’Union européenne ou de l’Espace économique européen, notamment lorsque certains prestataires ou outils techniques sont localisés hors de ces zones.

Dans une telle hypothèse, HexaWeb Studio SAS veille à ce que ces transferts soient encadrés par des garanties appropriées conformément à la réglementation applicable, telles que :

• une décision d’adéquation de la Commission européenne;
• des clauses contractuelles types approuvées par la Commission européenne;
• toute autre garantie reconnue par la réglementation applicable.

7. Durée de conservation

HexaWeb Studio SAS conserve les données personnelles pendant une durée n’excédant pas celle nécessaire aux finalités pour lesquelles elles sont traitées, sous réserve des durées de conservation imposées par la loi ou la réglementation.

• Données de contact et demandes d’information : conservées pendant le temps nécessaire au traitement de la demande puis archivées pour une durée limitée si une relation commerciale se développe.
• Données clients et contractuelles : conservées pendant la durée de la relation contractuelle, puis archivées selon les obligations légales applicables.
• Données de facturation et comptables : conservées pendant les durées légales applicables en matière comptable et fiscale.
• Données techniques et logs : conservées pendant une durée limitée proportionnée aux besoins de sécurité, de diagnostic et d’amélioration des services.
• Données utilisées à des fins de prospection : conservées jusqu’au retrait du consentement, à l’opposition de la personne concernée ou pendant la durée légalement admissible.

À l’issue de ces périodes, les données sont supprimées, anonymisées ou archivées de manière sécurisée lorsque cela est requis.

8. Droits des utilisateurs

Conformément à la réglementation applicable, vous disposez des droits suivants concernant vos données personnelles :

• Droit d’accès : obtenir la confirmation que vos données sont traitées et en recevoir une copie;
• Droit de rectification : faire corriger les données inexactes ou incomplètes;
• Droit à l’effacement : demander la suppression de vos données dans les cas prévus par la réglementation;
• Droit à la limitation du traitement : demander le gel temporaire de certains traitements;
• Droit à la portabilité : recevoir les données fournies dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, lorsque ce droit est applicable;
• Droit d’opposition : vous opposer, pour des raisons tenant à votre situation particulière, à un traitement fondé sur l’intérêt légitime, et vous opposer à tout moment au traitement à des fins de prospection;
• Droit de définir des directives post-mortem concernant le sort de vos données après votre décès, dans les conditions prévues par la loi française.

Pour exercer vos droits, veuillez nous contacter aux coordonnées indiquées ci-dessous. Nous pourrons vous demander une preuve d’identité si nécessaire afin de sécuriser votre demande.

9. Retrait du consentement

Lorsque le traitement de vos données repose sur votre consentement, vous pouvez le retirer à tout moment, sans porter atteinte à la licéité du traitement fondé sur le consentement effectué avant ce retrait.

Le retrait du consentement peut notamment être exercé pour les communications marketing ou certains cookies non essentiels, selon les modalités mises à votre disposition dans nos interfaces ou par contact direct avec HexaWeb Studio SAS.

10. Droit d’introduire une réclamation

Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits ne sont pas respectés ou que le traitement de vos données n’est pas conforme à la réglementation applicable, vous disposez du droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle compétente en France :

Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL)
3 Place de Fontenoy - TSA 80715
75334 Paris Cedex 07
Site web : https://www.cnil.fr

11. Sécurité des données

HexaWeb Studio SAS met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir un niveau de sécurité adapté au risque, notamment pour protéger les données contre la destruction accidentelle ou illicite, la perte, l’altération, la divulgation ou l’accès non autorisé.

Ces mesures peuvent inclure notamment :

• des contrôles d’accès et des habilitations limitées;
• des mécanismes d’authentification sécurisés;
• le chiffrement lorsque cela est approprié;
• la journalisation et la supervision de certains accès;
• des sauvegardes régulières;
• des procédures internes de gestion des incidents et des violations de données;
• des obligations de confidentialité imposées aux personnes autorisées et aux sous-traitants.

Malgré tous nos efforts, aucun système de transmission ou de stockage électronique n’est totalement invulnérable. Nous nous engageons à réagir avec diligence en cas d’incident de sécurité conformément à la réglementation applicable.

12. Coordonnées de contact

Pour toute question relative à cette politique de confidentialité ou à l’exercice de vos droits, vous pouvez contacter HexaWeb Studio SAS aux coordonnées suivantes :

HexaWeb Studio SAS
12 Rue des Jardins, 75017 Paris, France
E-mail : [email protected]
Téléphone : +33 1 47 64 28 59

13. Modifications de la politique de confidentialité

HexaWeb Studio SAS peut modifier la présente politique de confidentialité à tout moment afin de refléter les évolutions légales, réglementaires, techniques ou organisationnelles, ainsi que les changements apportés à ses services ou à ses traitements de données.

La version la plus récente de la politique est celle publiée sur nos supports de communication ou mise à disposition par tout autre moyen approprié. Nous vous invitons à la consulter régulièrement. Lorsque des modifications importantes sont apportées, nous pouvons vous en informer par tout moyen utile.